Zarządzanie obiegiem dokumentów firmowych jest łatwe wtedy, kiedy w przedsiębiorstwie stosuje się jasne procedury oparte o obowiązujące przepisy. Jeszcze więcej korzyści można zyskać przy współpracy z ekspertami od archiwizacji akt. Digitalizacja dokumentacji oraz jej profesjonalne przechowywanie to najlepsze sposoby na sprawne zarządzanie poufnymi danymi w firmie.
Jasne procedury zarządzania dokumentami w firmie
Zarządzanie obiegiem dokumentów firmowych warto zacząć od sformułowania jasnych procedur, które staną się podstawą sprawnego i bezpiecznego funkcjonowania całej organizacji. Dzięki nim każdy pracownik będzie wiedział, gdzie trafiają dokumenty, kto ma do nich dostęp i jak długo powinny być przechowywane. Z pewnością ułatwi to codzienną pracę, ograniczy ryzyko błędów i pozwoli szybciej odnajdywać potrzebne informacje. Dobrze uporządkowany obieg dokumentacji oparty o jasne procedury usprawnia także współpracę między działami. Brak chaosu w firmowym archiwum znacznie skraca czas realizacji wielu procesów np. tych sprzedażowych.
Zwrócić też warto uwagę na to, że spisane zasady pomagają lepiej chronić dane wrażliwe oraz zachować większą kontrolę nad archiwizacją i usuwaniem dokumentów. Wpływa to na większy porządek w dokumentacji i wyższe bezpieczeństwo informacji, a co za tym idzie na bardziej efektywne zarządzanie firmą.
Wielowymiarowe korzyści są w stanie dla swoich klientów wypracować eksperci https://dokumentyniszczenie.pl/, którzy proponują digitalizację akt oraz przechowywanie ich w archiwum zewnętrznym. Takie rozwiązanie to nawet niższe koszty operacyjne o 30%.
Zarządzaj obiegiem dokumentów w zgodzie z przepisami
Pamiętaj, że jasne procedury zarządzania dokumentami muszą być oparte o przepisy, niezależnie od tego, czy prowadzisz własne archiwum, czy zdecydujesz się na usługę zewnętrznego podmiotu. Przede wszystkim należy podążać za regulacjami RODO, które narzucają obowiązek ochrony danych osobowych. Obieg dokumentów musi być zorganizowany tak, aby ograniczyć ryzyko wycieku informacji. Ważna jest także norma ISO 21964, która odnosi się do procesu niszczenie akt od momentu segregacji, aż po fizyczną utylizację z wykorzystaniem certyfikowanych niszczarek.
Wysokie standardy bezpieczeństwa informacji wskazują, że dostęp do dokumentacji powinny mieć tylko osoby upoważnione. Same akta należy przechowywać w specjalnie do tego przystosowanych pomieszczeniach o ograniczonym dostępie, a w przypadku formatów cyfrowych, trzeba zadbać o szyfrowanie danych i tworzenie kopii zapasowych.
Digitalizacja dokumentów i tworzenie kopii zapasowych
Digitalizacja dokumentów to jeden z najskuteczniejszych sposobów na uporządkowanie obiegu informacji w firmie. To także gwarancja skrócenia czasu dostępu do potrzebnych danych. Przeniesienie dokumentacji do formy cyfrowej ułatwia wyszukiwanie plików i przyspiesza pracę różnych specjalistów w firmie.
Digitalizując dokumenty, ważne jest tworzenie kopii zapasowych, które chronią firmę przed utratą danych w razie awarii, błędu lub incydentu bezpieczeństwa. Dzięki połączeniu digitalizacji i backupu przedsiębiorstwo zyskuje porządek w archiwum, a także sprawniejszy obieg dokumentacji, oczywiście zgodny z przepisami RODO.
Przeniesienie akt do archiwum zewnętrznego z dostępem online
Dobrym pomysłem na bezpieczne i opłacalne zarządzanie obiegiem dokumentów, jest przeniesienie akt do archiwum zewnętrznego z dostępem online. Taki model odciąża przedsiębiorstwo z obowiązku samodzielnego przechowywania dużej liczby akt. Zaletą jest możliwość lepszego zarządzania uprawnieniami, dzięki czemu dostęp do dokumentów otrzymują wyłącznie osoby upoważnione. Nowoczesne systemy rejestrują kto i kiedy wykorzystał konkretne akta. Ponadto ułatwiają proces brakowania akt, a więc selekcji i przygotowania dokumentów niearchiwalnych, których okres przechowywania upłynął. Pozwala to na łatwą organizację procesu niszczenia.
Utylizacja dokumentów papierowych powinna odbywać się z użyciem niszczarek spełniającym normę DIN 66399. Wyszczególnia ona poziomy bezpieczeństwa od P1 do P7 podczas procesu niszczenia tak, aby do zera ograniczyć ryzyko odtworzenia informacji ze ścinek papieru. Powierz zarządzanie obiegiem firmowych dokumentów ekspertom i ciesz się wygodnym dostępem do akt.
