Nowoczesne technologie zrewolucjonizowały właściwie wszystkie dziedziny życia. Zarówno firmy, jak i osoby prywatne przenoszą coraz więcej aktywności do sieci. Tym, co obecnie musimy chronić najbardziej, są dane. Chcąc zminimalizować ryzyko dostępu do danych poufnych, coraz więcej firm decyduje się na VDR.
Trzymając pliki w komputerze, trzeba zadbać o dobre hasła. Jednak nie można wykluczyć kradzieży sprzętu i awarii. Poza tym czasem potrzebny jest też dostęp do danych na odległość, przez co przechowywanie danych na dysku komputera nie jest najlepszą propozycją. Znacznie bardziej opłacalną opcją jest zatem przechowywanie danych w chmurze. Jednak i tutaj trzeba zachować ostrożność. Nie wszystkie chmury sprawdzą się w tych samych zadaniach. Popularne narzędzia, takie jak Dropbox, nadają się dobrze do użytku codziennego, jednak ze względu na brak dedykowanych funkcji już niekoniecznie do użytku biznesowego – szczególnie, gdy w grę wchodzi poufność ściśle chronionych dokumentów zawierających dane firmowe czy klientów. Rozwiązaniem, które zapewni maksimum bezpieczeństwa, a przy tym można trzymać pliki w chmurze, jest VDR.
VDR – co to takiego?
Zanim przejdziemy do opisu korzyści, które wiążą się z używaniem rozwiązań typu VDR, należałoby wyjaśnić, co to właściwie jest. VDR jest skrótem od Virtual Data Room. Jest to zaawansowany system do przechowywania i udostępniania poufnych dokumentów organizacji. W jego przypadku można mówić o elektronicznych repozytorium dokumentów. Jeszcze jakiś czas temu było to pojęcie mało popularne. Obecnie powszechnie korzystają z niego koncerny, firmy i inne organizacje niezależnie od wielkości.
VDR powstał po to, aby firmy mogły udostępniać dane wrażliwe tylko upoważnionym do tego podmiotom jak prawnicy, doradcy, inwestorzy, partnerzy biznesowi, klienci itd. W Virtual Data Room przechowuje się wszystkie tajne dokumenty. Mogą one dotyczyć sytuacji finansowej, prawnej. Są w nim chronione patenty, certyfikaty, plany strategiczne i wiele innych dokumentów.
Jakie jest zastosowanie VDR?
Wydawałoby się, że bezpieczną pracę w chmurze oferują także inne, często bezpłatne, systemy, jak wspomniany Dropbox. Jednak nie do końca tak jest. Dropbox jest dobrym wyborem dla osób prywatnych i firm, które chcą w nim umieszczać dane ogólnodostępne. Jednak zabezpieczenia i funkcje nie są tu dedykowane poufności tak, jak ma to miejsce w przypadku VDR. Virtual Data Room przynosi taki sam poziom zabezpieczeń, jak bankowość elektroniczna, a więc firma zyskuje pewność, że wszystkie pliki i cała komunikacja wewnątrz platformy są chronione na najwyższym poziomie. Jednocześnie każdy z uprawnionych użytkowników może do nich zajrzeć lub edytować o każdej porze i z dowolnego miejsca.
Mając na uwadze powyższe nietrudno się domyślić, że z VDR korzysta się tam, gdzie ewentualny wyciek czy niedopatrzenie może skutkować ogromnymi stratami dla przedsiębiorstwa. Z technologii tej korzysta się m.in. podczas badania Due Diligence, przy sprzedaży nieruchomości komercyjnej, zarządzaniu umowami, podczas negocjacji z bankiem, w trakcie audytów, emisji akcji, a także przy transakcjach fuzji i przejęć.
VDR pozwala na szybkie i bezpieczne przeprowadzanie takich procesów. Zarówno kupujący jak i sprzedający, klient czy audytor, mają wygodny wgląd we wszystkie dokumenty i wprowadzane zmiany, a właściciel firmy – pewność, że udostępniane dokumenty są udostępniane w kontrolowany sposób i zabezpieczone przed dalszą dystrybucją. Administrator może generować raporty, uniemożliwić kopiowanie plików lub ich drukowanie. Komunikacja między poszczególnymi użytkownikami jest sprawna tak jak i proces sprzedaży, badania czy negocjacji z pomocą specjalnego modułu Q&A. Wszystko to oznacza, że korzystanie z VDR to nie tylko doskonałe zabezpieczenia, ale także oszczędność czasu, sprawność działania i lepsza kontrola nad procesem, a zatem wszystko, co liczy się w biznesie.
Dowiedz się więcej na https://fordata.pl/
